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Politique en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité de la Société d’aide au développement de l’entreprise de Northumberland

Notre engagement

La Société d’aide au développement de l’entreprise de Northumberland (« NBDA Corp. ») appuie l’innovation et l’entrepreneuriat en offrant de l’aide financière et en proposant des stratégies aux entrepreneurs, notamment des prêts à l’entreprise ou des garanties de prêts dans le cadre du Programme de développement des collectivités. La confiance que vous nous accordez et la transparence sont importantes pour nous. NBDA Corp. s’engage à protéger votre vie privée, ainsi que la confidentialité et l’intégrité de vos renseignements personnels et d’en assurer la sécurité par les moyens suivants :

  • Pratiques en matière de protection de la vie privée et de confidentialité. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.
  • Technologie sécurisée. Nous avons recours à des mécanismes de technologie sécurisée et suivons des normes de sécurité pour défendre nos systèmes et protéger vos renseignements personnels. L’application Reviewr pour le programme N100, par exemple, répond aux exigences d’une longue liste de normes de sécurité mondiales, notamment : les normes ISO27001, SOC et FedRAMP, ainsi que la norme de sécurité des données PCI.
  • Protection plus efficace des données d’identité. Nous utilisons des mécanismes pour empêcher d’autres personnes d’accéder à votre compte par le biais de notre application Reviewr. Il y a également des contrôles d’accès à l’interne si votre demande de prêt est en cours d’évaluation.

Nous sommes conscients de l’importance de protéger votre vie privée et nous comprenons qu’il est essentiel de défendre la confidentialité et l’intégrité de vos renseignements personnels et d’en assurer la sécurité. Les paragraphes ci-dessous vous indiquent comment nous traitons vos renseignements personnels et vous décrivent nos normes de sécurité, de façon plus détaillée.

La Société d’aide au développement des collectivités de Northumberland (« SADC de Northumberland ») est le nom commercial déposé de NBDA Corp.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 22 avril 2016 et peut être modifiée périodiquement.

Vos « renseignements personnels »

L’expression « renseignements personnels » désigne les renseignements individuels et financiers, ainsi que les autres données vous concernant et concernant vos plans d’affaires que vous ou votre représentant autorisé nous fournissez et que nous obtenons d’autres personnes au sein de la SADC ou à l’extérieur de celle-ci.

Collecte de vos renseignements personnels et leur utilisation

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels avec votre consentement. Votre consentement peut être implicite selon les circonstances ou peut être donné expressément dans un but particulier. Nous utilisons, par exemple, les renseignements personnels pour traiter les demandes de prêts et évaluer la solvabilité d’entreprises en démarrage et d’autres PME, de même que pour accorder une aide financière fondée sur le rendement dans le cadre de programmes, notamment le Programme de développement de l’Est de l’Ontario (PDEO). De plus, ces renseignements nous servent à formuler nos réactions à l’égard des plans d’affaires et à fournir des services de conseils aux entreprises.

Vous nous fournissez en fait la plupart des renseignements vous concernant. Si nous recueillons de tels renseignements, nous vous expliquerons comment nous avons l’intention de les utiliser, si cela ne ressort pas clairement des circonstances. Il se peut, par exemple, que nous vous demandions votre date de naissance pour vous identifier et vous authentifier, puis déterminer si vous êtes admissible à un prêt. Dans le cadre d’une enquête de crédit, nous pourrions vous demander votre numéro d’assurance sociale (NAS) ou d’autres renseignements d’identification pour évaluer votre demande de prêt.

Avant de vous accorder un prêt, une aide financière ou tout autre type de financement, nous prenons les mesures nécessaires pour évaluer votre solvabilité. Il est possible que nous communiquions avec d’autres prêteurs ou agences d’évaluation du crédit pour obtenir des renseignements à votre sujet et sur vos antécédents de crédit. Il est également possible que nous communiquions avec des employeurs ou d’autres personnes qui nous ont fourni des références personnelles pour vérifier les renseignements que vous nous avez transmis. Sachez toutefois que si vous ne donnez pas votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir des produits de crédit.

Nous ne recueillerons que les renseignements dont nous avons besoin et nous ne les utiliserons qu’à ces fins. Nous vous demanderons votre consentement si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins et également, avant de recueillir des données auprès de tierces parties, comme les agences d’évaluation du crédit.

Nous nous servirons de vos renseignements personnels pour vous fournir des conseils stratégiques, pour gérer le financement, les prêts ou les produits ou services que nous vous fournissons, pour communiquer avec vous au sujet des produits ou services de la SADC qui pourraient vous intéresser, pour nous aider à percevoir une créance ou à exécuter une obligation que vous nous devez et pour gérer les activités et les risques de la SADC. Nous les utiliserons également pour répondre aux demandes de renseignements valides provenant d’organismes de réglementation et d’autres organismes ou personnes qui ont légalement le droit de présenter de telles demandes.

Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont nous traiterons vos renseignements personnels lorsque vous accédez à notre site Web.

Obligation de confidentialité à l’égard de vos renseignements personnels

Nous avons une obligation de confidentialité à l’égard de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique. C’est pourquoi les personnes qui sont directement chargées de vous offrir des services (notamment en vue d’une évaluation de votre demande de prêt ou de votre proposition de financement) et de vous fournir des conseils stratégiques ou d’autres services de consultation n’auront accès à vos renseignements personnels qu’en cas de nécessité absolue. Les personnes qui consultent vos renseignements personnels seront informées de leur nature confidentielle et seront légalement tenues d’en préserver la confidentialité.

Les renseignements personnels ne seront plus considérés comme confidentiels s’ils sont généralement connus ou accessibles au public, ou si vous nous les fournissez avec l’intention de les divulguer ou sans obligation de confidentialité.

Nous nous appuierons sur nos propres enquêtes, nous fierons à notre diligence raisonnable et nous baserons sur notre propre analyse pour évaluer toutes les questions relatives à ces renseignements personnels et pour nous faire une opinion.

Protection de vos renseignements personnels

Nous protégerons vos renseignements personnels au moyen de mesures de sauvegarde et de sécurité appropriées qui respecteront votre vie privée et préserveront votre confidentialité. Nous aurons recours à des moyens physiques, techniques, électroniques et organisationnels pour protéger la sécurité de tous les renseignements personnels et en préserver l’intégrité.

La SADC utilise des mécanismes de technologie sécurisée dans la défense de ses systèmes et la protection des renseignements personnels. Nous utilisons notamment des pare-feu, des technologies de cryptage, des logiciels antivirus et antimaliciels, ainsi que d’autres technologies de protection des données.

La SADC prend également d’autres mesures pour protéger les renseignements personnels, notamment :

  • Nos dispositions régissant la confidentialité, qui font partie de nos ententes avec les prestataires de services, les fournisseurs et les mandataires, les obligent à préserver la confidentialité de vos renseignements personnels et aussi à ne pas les utiliser à une fin non autorisée. Autrement dit, tous les employés, les bénévoles et les tiers prestataires de services signent des ententes qui les obligent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
  • Il y a un entreposage physique sécuritaire notamment l’entreposage actif dans des classeurs verrouillés situés dans les aires de travail réservées aux employés de la SADC et aux bénévoles autorisés. Les dossiers fermés sont conservés dans des classeurs verrouillés pendant une période de sept ans, après quoi ils sont déchiquetés, puis détruits.
  • Nos périodes de conservation prévoient que nous ne garderons vos renseignements personnels que pendant des durées raisonnables et aux fins que nous vous avons expliquées. Soulignons, à titre d’exemple, que les dossiers fermés sont conservés pendant sept ans. Nous détruisons, supprimons, effaçons ou convertissons les renseignements personnels dans un format anonyme lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à ces fins.

Nous nous efforçons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la sécurité; toutefois, aucune mesure de sécurité n’est parfaite. Vous devez toujours faire preuve de prudence dans la façon dont vous traitez et divulguez vos renseignements personnels, et éviter d’utiliser des moyens peu sûrs pour les transmettre, comme le courrier électronique. Cliquez ici pour savoir comment vous pouvez nous aider à protéger vos renseignements personnels.

Mise en mémoire et divulgation de vos renseignements personnels

Il peut arriver que nous fournissions vos renseignements personnels à d’autres personnes dans des situations où :

  • nos employés, bénévoles, prestataires de services, fournisseurs, agents et autres organismes qui nous aident à vous servir, en ont besoin;
  • nous sommes tenus ou autorisés à le faire par la loi ou par les organismes de réglementation et d’autoréglementation applicables, par exemple, en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance d’un tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous croyons valide. Vos renseignements personnels peuvent être partagés, mis en mémoire ou consultés au Canada ou dans d’autres territoires de compétence ou pays;
  • nous voulons prévenir les abus financiers, la fraude ou les activités criminelles, les détecter ou y mettre fin;
  • nous voulons protéger nos biens et nos intérêts ou gérer ou régler toute perte réelle ou possible, pour notamment nous aider à recouvrer une créance que vous avez envers nous;
  • nous faisons l’acquisition d’une autre organisation, nous sommes acquis ou nous nous fusionnons avec une autre organisation, ou lorsque nous prenons en considération de telles opérations;
  • pour étayer le processus d’approbation de crédit, y compris la divulgation de vos antécédents de crédit auprès de nous à d’autres prêteurs ou agences d’évaluation du crédit. Dans le cadre de ce processus, nous envoyons un rapport de solvabilité trimestriel à Equifax;
  • vous avez donné votre consentement, notamment à un demandeur de prêt conjoint ou à un titulaire de compte.

Accès à vos renseignements personnels et maintien de leur exactitude.

Nous vous donnerons accès, sur demande, aux renseignements que nous conservons à votre sujet et nous nous efforcerons de les garder exacts et à jour dans la mesure du possible.

Si vous avisez la SADC que vos renseignements personnels contenus dans un dossier actif doivent être corrigés ou mis à jour, les modifications nécessaires seront apportées. Les renseignements personnels contenus dans les dossiers fermés ne sont pas mis à jour.

Respect et prise en compte de vos préoccupations et préférences en matière de confidentialité

Nous vous expliquerons les options qui s’offrent à vous pour retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, puis nous consignerons ce que vous avez choisi et nous respecterons vos choix. Nous mènerons une enquête en réponse à vos préoccupations concernant tout aspect de notre traitement de vos renseignements personnels. Vous pouvez, par exemple, choisir de ne pas recevoir certaines communications de notre part en l’indiquant à notre chef de la protection des renseignements personnels (ses coordonnées sont indiquées ci-dessous). Vous pouvez nous téléphoner, nous envoyer un courriel ou nous écrire pour nous faire savoir que vous ne voulez pas que nous :

  • utilisions votre numéro d’assurance sociale auprès des agences d’évaluation du crédit;
  • effectuions une vérification de crédit, aux fins d’évaluer votre solvabilité ou de procéder à une analyse des risques, étant entendu que, par conséquent, nous puissions ne pas être en mesure d’approuver votre prêt ou de vous offrir nos services;
  • communiquions avec vous pour vous faire part de propositions susceptibles de vous intéresser;
  • communiquions avec vous pour vous inviter à participer à des sondages et à des études de clientèle.

Une fois que vous obtenez un prêt auprès de nous, nous communiquerons régulièrement votre dossier de crédit à d’autres prêteurs et agences d’évaluation du crédit. Vous ne pouvez pas retirer votre consentement à la divulgation des renseignements personnels, car une telle divulgation est nécessaire pour étayer le processus d’approbation de crédit.

Traitement de vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web

Notre utilisation des témoins

Un témoin est un élément d’information qui est sauvegardé par votre navigateur lorsque vous visitez certains sites Web. Il peut être récupéré pour suivre les activités de votre navigateur et vous fournir une expérience plus uniforme et efficace sur un site.

Il est possible que nous utilisions des témoins :

  • afin de nous renseigner sur les raisons et la façon dont vous naviguez et interagissez avec notre site Web (par exemple, pour nous informer sur les pages que vous consultez et les sites Web, les publicités et les mots clés utilisés pour vos recherches qui vous ont mené jusqu’à nos sites Web);
  • afin de mémoriser votre langue de préférence et saisir automatiquement vos données sur notre écran d’entrée dans le système;
  • afin de nous aider à vous identifier et à établir l’authenticité de votre ordinateur, à administrer nos sites Web sécurisés et également, à faciliter la prévention de la fraude ou l’exécution d’une enquête;
  • afin de personnaliser votre expérience (par exemple, pour vous fournir du contenu, des offres et des publicités sur mesure qui, de notre avis, sont pertinents pour vous compte tenu de vos habitudes en matière de navigation ou de la nature des produits et services que nous vous fournissons);
  • afin de nous aider à résoudre les problèmes liés à la prestation de services de soutien aux demandes et aux enquêtes sur les fraudes;
  • afin de nous aider à améliorer notre site Web et à en simplifier la navigation (par exemple, en déterminant combien de personnes visitent nos sites Web et quelles en sont les sections qui sont les plus fréquemment consultées).

Renseignements techniques et données agrégées

Nous pouvons également recueillir certains renseignements lorsque vous consultez nos sites Web, notamment :

  • votre adresse IP (de protocole Internet);
  • les coordonnées de votre fournisseur de services Internet (FSI) et la région à partir de laquelle vous vous connectez à nos sites Web; et
  • les attributs liés à l’appareil et au navigateur que vous utilisez pour vous connecter à nos sites Web (mentionnons, par exemple, le type et la version du système d’exploitation, la langue utilisée, la version et les modules du navigateur, la résolution de l’écran, etc.).

Ces renseignements sont utilisés afin d’optimiser nos sites Web et le contenu que nous mettons à votre disposition.

Les « données agrégées » sont des renseignements usuels concernant la consultation sur Internet et l’achalandage de sites Web. Nous ne rendons pas compte des consultations individuelles des utilisateurs. Les serveurs Web recueillent normalement ce type de données de base aux fins de leur cybercarnet. Comme ces données agrégées ne permettent pas de vous identifier, elles ne constituent pas des renseignements personnels. En plus des renseignements personnels fournis par nos visiteurs, nous utilisons les outils de suivi Internet normaux associés aux protocoles Internet habituels et aux systèmes sur le Web. Ces informations du système sont généralement entreposées dans des fichiers journaux et sont utilisées pour les sommaires. Les sommaires rendent compte du nombre total de visiteurs, des sections les plus consultées, des heures de pointe de l’achalandage, etc. Les relevés des transactions sont emmagasinés par les serveurs Web dans des fichiers journaux. Ces fichiers sont utilisés pour enregistrer des données, telles que :

  • les adresses IP des fournisseurs de services;
  • la version des navigateurs;
  • les sites Web de référence;
  • les syntagmes de recherche utilisés;
  • le nombre moyen de pages demandées;
  • la durée moyenne de la visite;
  • l’achalandage total des visiteurs.

Nous utilisons l’ensemble des données recueillies lors de votre visite pour optimiser notre site Web. Ces dernières nous donnent une idée générale de la façon dont les gens utilisent notre site Web et nous aident à gérer nos systèmes et à mieux servir notre public

Voici quelques conseils importants à suivre pour vous protéger

  • Si vous utilisez l’application Reviewr, choisissez un mot de passe exclusif et changez-le régulièrement. Choisissez un mot de passe composé de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux qui seront difficiles à deviner et changez-le régulièrement, par exemple tous les trois mois.
  • Ne divulguez jamais vos mots de passe à qui que ce soit, surtout en ligne.
  • Utilisez un pare-feu. Un pare-feu protège votre réseau domestique contre les pirates potentiels et les sites Web offensants.
  • Utilisez des logiciels antivirus et antimaliciels. Des logiciels antivirus et antimaliciels à jour peuvent protéger votre ordinateur contre les menaces et les cyberattaques.
  • Protégez votre périphérique mobile. Protégez votre téléphone par mot de passe et utilisez la fonction de verrouillage intégrée. Évitez de laisser votre téléphone sans surveillance.

Coordonnées

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou si vous souhaitez présenter une demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :

Chef de la protection des renseignements personnels

Société d’aide au développement de l’entreprise de Northumberland
739, rue D’Arcy, bureau 120
Cobourg, (Ontario), K9A 0H6
Courriel: privacy@northumberlandcfdc.ca
Téléphone: 905 372-8315 Télécopieur: 905 372-2238